在視頻會議初期，由于搭建費用昂貴，設備結構復雜較難維護，一般是服務于大型企業以及政府機構。隨著近代網絡技術的不斷進步，產品的不斷更新，視頻會議的使用范圍也不斷擴大，逐漸的深入到中小型企業和個人通信，并實現了與各行各業的完美結合。

視頻會議在中小型企業中運行的優勢：

一、部署方便：通過局域網或者互聯網接入到中心服務器，即可參加會議。

二、可集成數據會議：可以在召開視頻會議的同時實現電子白板、程序共享、文件傳輸等數據會議功能，作為會議的輔助工具。

三、成本低：桌面會議終端不需要增加很多的硬件投入。而會議室型終端也只需要購買比較高性能的PC和視頻采集卡即可，其成本也低于普通的硬件視頻終端。國內的網絡視頻會議已經率先推出sas模式的會議系統，創新式的推出租用服務，更是讓網絡視頻會議的成本降到一般企業可以接收的范圍內。

四、使用方便：網絡視頻會議技術，采用“傻瓜式”操作界面，人們不需要太專業的知識就能夠操作，在這方面，國內的網絡視頻會議提供商廠家就已經走在了技術的前沿了。

據了解，視頻會議在中小企業運用中的“單人次商務旅行的經濟收益，中小企業明顯低于大型企業”，研究表明，中小企業市場的商務忠誠度、合作可替代性、經濟活動的規范度都低于大型企業。這樣使得中小企業，無論是內部溝通或者外部溝通的頻度都更高。同時，中小企業單筆業務的規模有限、合作期效長度有限，這又進一步增加了中小企業的溝通成本。